5 minutes pour apprendre à déléguer efficacement

En évitant de faire l'erreur que commettent tous les managers !

La délégation est un très bon moyen pour les managers et les dirigeants très occupés de récupérer du temps afin de se concentrer sur des activités jugée à plus forte valeur ajoutée (des activités ayant un impact plus important pour l'avancée d'un projet ou le développement d'une structure).

Lorsque c'est bien fait, la délégation permet de multiplier son impact, d'améliorer sa productivité, de responsabiliser ses équipes (ce qui est très valorisant pour elles).

Lorsque c'est mal fait, le manager ou le dirigeant devient un goulot d'étranglement qui ralentit les progrès de l'entreprise ET des collaborateurs.

Un point important : déléguer ne se résume pas à distribuer des tâches.

Lorsque l'on délègue une tâche à quelqu'un, on lui délègue aussi la responsabilité qui va avec. Si la personne à qui on délègue une tâche l'accepte, elle accepte de ce fait de porter la responsabilité de la réalisation de cette tâche.

La première question à se poser est donc la suivante :

Qu'est-ce que je peux / dois déléguer ?

La réponse la plus évidente : toutes les tâches qui ne nécessitent pas ton intervention pour être menées à bien.

En théorie, toutes les tâches qui ne nécessitent pas une connaissance ou une compétence que tu serais le seul à posséder dans la structure au sein de laquelle tu évolues peuvent être déléguées.

Mais cette conception fait abstraction de trois choses importantes :

- le fait que tu puisses apprécier d'effectuer certaines tâches parfois considérées comme étant à "faible valeur ajoutée". Des tâche qui, sur le papier, devraient être déléguées mais que tu auras peut-être envie de conserver parce qu'elles contribuent à ton épanouissement professionnel.

- le fait que si quelqu'un est plus qualifié que toi pour accomplir une tâche, on pourrait considérer que tu as une forme d'obligation morale de délégation. Dans l'intérêt du projet et de l'organisation.

- déléguer c'est aussi un opportunité de permettre à un collaborateur d'accélérer son développement professionnel. La délégation, lorsqu'elle est bien faite, n'est pas une corvée que l'on transmet mais une preuve de confiance que l'on témoigne.

Pour t’aider à y voir plus clair, je te propose d’utiliser une matrice comme celle proposée ci-dessous qui permet de catégoriser tes différentes tâches et responsabilités de façon simple et claire.

L’enjeu étant que tu alloues un maximum de temps et d’énergie aux tâches qui sont de le cadran en haut à gauche et le moins de temps possible à celles qui sont dans le cadran en bas à droite.

Pour les autres tâches ce sera au cas par cas, en fonction des besoins de la structure, des ressources dont tu disposes.

Comment déléguer efficacement ?

Trouver la bonne personne :

Ici, 4 questions à se poser :

- Est-ce que la personne est en mesure de comprendre les enjeux ?

- Est-ce qu'elle a les compétences pour accomplir ce qui est attendu d'elle ?

- Est-ce qu'elle en a envie ?

- Est-ce qu'elle a la disponibilité pour ?

Le dernier point est souvent le plus négligé et pour autant il est très important de s’assurer avant de déléguer une tâche à un collaborateur que celui-ci a bien la disponibilité et les ressources pour la mener à bien.

Structurer un entretien de délégation :

Normalement, un entretien bien mené se déroule en deux temps : le manager s'exprime au démarrage pour expliquer les enjeux et fixer l'objectif puis le collaborateur prend le relais pour expliquer comment il pense s'y prendre.

Et c’est bien LÀ que la plupart des managers commettent une grosse erreur.

Ils ne se contentent pas de rappeler les enjeux et fixer l’objectif mais bien souvent, du fait de leur expertise, ils donnent également beaucoup de consignes sur la meilleure manière de s’y prendre.

Ils arrivent avec un plan d’action déjà bien ficelé… qui ne laisse aucune autre place au collaborateur que celle de simple exécutant.

Mais procéder de cette façon, c’est priver le collaborateur d’une opportunité d’apprendre de nouvelles choses, de gagner en autonomie et en responsabilité.

- Manager - Explique les enjeux (le pourquoi)

Il s'agit ici de donner les éléments de contexte appropriés et nécessaires à la réalisation de la tâche, toutes les informations qui pourraient aider à comprendre les tenants et les aboutissants liés à la mission (les contraintes, les limites, les points de vigilance...).

C'est le bon moment pour faire prendre conscience au collaborateur du cadre dans lequel s'inscrit son travail, de l'impact de celui-ci et des conséquences qui en découleront.

- Manager - Définis clairement l'objectif (le quoi)

Qu'est-ce qui est attendu (livrable) ? Avec quel niveau de qualité ? Selon quel cahier des charges ? A quelle échéance ?

Autant de question auxquelles il faudra répondre au moment où tu définiras l'objectif.

- Collaborateur - Construis le plan d'action (le comment)

Normalement, c'est à ce moment que le manager s'efface et que le collaborateur prend le relais.

Si l'on souhaite que celui-ci accepte de prendre la responsabilité liée au fait de mener à bien la tâche qui lui est confiée, alors on doit également accepter de lui donner un certain niveau d'autonomie dans le choix de la marche à suivre.

Sinon, ce n'est pas de la délégation mais de la distribution du travail.

Il se peut que le collaborateur ait besoin de temps pour réfléchir au plan d'action qu'il choisira d'adopter. Ce n'est pas un souci.

Par contre ce plan d'action doit être présenté au manager qui pourra alors, s'il estime que c'est nécessaire, poser des questions, challenger ce qui est proposé par le collaborateur afin de l'aider à gagner du temps et de lui éviter certaines erreurs.

Quelques points de contrôle pour les managers :

- Est-ce que le collaborateur a bien en tête les échéances à respecter ?

- Est-ce qu'il a les moyens, l'accès aux ressources nécessaires et le cas échéant la légitimité pour mener à bien sa tâche dans les délais impartis ?

- Est-ce que le manager et le collaborateur sont d'accords sur le niveau d'autonomie qui est accordé dans le cadre de la réalisation de la mission ?

- Est-ce qu'il y a besoin de mettre en place des points de contrôle intermédiaires (recommandé) et si oui, est-ce qu'ils ont été clairement définis ?

- Est-ce que le collaborateur a bien compris qu'il était responsable de la réalisation de la tâche (éviter la "délégation par le haut" : le fait de renvoyer à son manager une tâche que le collaborateur avait accepté de réaliser) ?

- Manager & Collaborateur - Donne des feedbacks réguliers

Il est primordial de définir dès le départ quand et comment solliciter ou donner des feedbacks : sur quel canal de communication ? Selon quelles modalités ?

Et cela afin de fluidifier les échanges et permettre à chacun de savoir ce qui est attendu de lui.

Si le manager souhaite avoir de la visibilité sur l'état d'avancement du dossier, il doit le spécifier avant afin que ça ne soit pas vécu comme du "flicage" par le collaborateur a posteriori.

Si le collaborateur pense qu'il aura besoin de feedbacks réguliers sur son travail pour s'assurer d'avancer dans la bonne direction, il doit le dire dès le départ pour que ça ne soit pas vécu comme le fait de "faire le travail à la place de..." par le manager.

Une bonne communication avant, pendant et après le processus de délégation est incontournable pour que tout le monde en ressorte grandi.

Les erreurs à ne pas commettre :

- Pas de micro-management (personne n’aime ça).

- Essayer de ne jamais reprendre une tâche qui a été déléguée.

- Ne pas rester bloqué sur les points négatifs (oui, des erreurs seront faites. Passe à autre chose.)

- Ne pas camper sur ses positions / refuser de considérer d'autres manières de faire.

- Ne JAMAIS s'attribuer le mérite du travail fourni par quelqu'un d'autre (est-ce que j'ai vraiment besoin de le préciser ?)

- Ne pas s'arrêter à la première difficulté : apprendre à déléguer correctement prend du temps.

Et cette jolie liste d’erreur à éviter vient clôturer notre focus du jour sur la délégation.

Si tu as des questions sur le sujet, n’hésite pas à répondre à ce mail. Je t’aiderais avec plaisir si je le peux !

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Au cas où tu ne l’aurais pas vue passer, j’ai sorti une nouvelle vidéo sur ma chaîne YouTube.

Je teste un format différent et je serais ravi d’avoir ton retour dessus. Est-ce que ce genre de vidéos t’intéresse ?

Et enfin, je vais commencer à doucement préparer les newsletters de la rentrée donc pour être sûr de continuer à t’apporter une maximum de valeur, j’aimerais beaucoup en savoir plus sur tes problématiques du moment :

C’est tout pour moi cette semaine !

A lundi prochain ! ✌️